Reportingsysteme

Im Sicherheitsmanagement (laut ICAO Doc 9859 Safety Management System) eines Flugbetriebs ist ein Reportwesen gefordert. Dieses Reportwesen erlaubt es jedem Mitarbeiter, auch anonym, Vorfälle und Unzulänglichkeiten zu melden. Es ist auch als Aufgabe des Qualitätssystems (das ja integriert agieren sollte) zu sehen, diesbezüglich Erhebungen und Auswertungen zu fahren. Im Zuge der Auditvorbereitung ist auch auf das Berichtswesen zuzugreifen und je nach Auditbereich eine Absprache mit dem "Safety Services Office" zu treffen.
Zur Qualtiätssicherung wäre auch zu empfehlen, hier Schwerpunkte zu setzen.

Beispiel: Das Handling auf Aussenstationen (also somit eine Lieferantentätigkeit) ist zu auditieren. Hier könnte man schon im Vorfeld seitens Quality eine Information aussenden, dass man aktuelle Berichte/Reports über das Handling auf der betroffenen Station von den Crews bekommt. Diese können dann in das Audit proaktiv einfliessen.

Finding Level

Den Finding Level, also den Zeitraum für Korrekturmaßnahmen festzulegen, obliegt dem Quality Manager. Dieser sollte dies in Abstimmung mit den Auditoren tun. Es empfiehlt sich eine übersichtliche Darstellung (Siehe Bild) - Auflistung am Auditdeckblatt. Zusätzlich sollte man eine Regelung treffen, wann der jeweilige Zeitraum beginnt. Normalerweise wählt man hier das Berichtsdatum, an dem die verantwortliche Person den schriftlichen Bericht erhält. Eine weitere Möglichkeit ist, ein Enddatum zur Behebung dem jeweiligen Finding zuzuordnen. Die Überwachung der Einhaltung dieses Termins muss vom Quality Manager überwacht werden.

Auf jeden Fall gilt, dass Safety-relevante Findings sofort zu beheben sind !

(der Safety Manager ist umgehend zu informieren)

In einigen Fällen ist es nicht ausreichend sich die Behebung eines Findings schriftlich bestätigen zu lassen. Ein Nachaudit bzw eine Inspektion wäre hier durchzuführen.

Finding - Fehlerbehebung

Die Organisation muss Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Findings ergreifen, um deren erneutes Auftreten zu verhindern.
Korrekturmaßnahmen müssen den Auswirkungen der aufgetretenen Fehler angemessen sein.

Ein dokumentierendes Verfahren muss eingeführt werden, um Anforderungen festzulegen zur:
- Levelvergabe (sollte zumeist in Absprache zwischen Auditor und Q-Manager passieren),
- Ermittlung der Ursachen von Findings,
- Beurteilung des Handlungsbedarfs, um das erneute Auftreten von Findings zu verhindern,
- Ermittlung und Verwirklichung der erforderlichen Maßnahmen,
- Aufzeichnung der Ergebnisse der ergriffenen Maßnahmen und
- Bewertung der ergriffenen Korrekturmaßnahmen

Das dokumentierte Verfahren sollte Teil des Qualitätssicherungsprogramms sein. Gegenüber der Behörde ist die Findingbehebung soweit zu dokumentieren, dass die Behebung nachvollzogen werden kann.