Auditcheckliste - Auditbericht

Die Auditcheckliste sollte Felder vorsehen für:
Die Nummer der Auditfrage, relevanter Punkt des Regulativs. Kurze Beschreibung der Frage - kurze Beschreibung des Findings (Bemerkung). Findinglevel, Behebungsfrist und Verantwortung für die Behebung.
Rechts sieht man ein Beispiel hierfür:

Erstellung einer Auditcheckliste

Der wohl aufwändigste Teil folgt jetzt: Nachdem der Prozeß zugeordnet ist, gilt es die Prozesskette zu betrachten und zu identifizieren welche Abteilungen in diesen Prozeß involviert sind. Danach gilt es das Regulativ entsprechend zu analysieren und die jeweiligen Auflagen zuzuordnen. Ergebnis sollte ein Fragebogen/Auditcheckliste sein, aus der ersichtlich ist, welche Fragen welchen Ansprechpartner betreffen (das können auch mehr als Einer sein). Machen wir ein Beispiel:

Das Regulativ EU OPS 1.110 - Portable electronic devices.
Das Regulativ lautet: "An operator shall not permit any person to use, and take all reasonable measures to ensure that no person does use, on board an aeroplane a portable electronic device that can adversely affect the performance of the aeroplane`s systems and equipment.

Im ersten Schritt analysieren wir den Wortlaut (Textanalyse) des Regulativs und kommen z.B. zu folgenden Auditfragen:

Um welche Geräte (Portable electronic device) handelt es sich ?
Gibt es eine Auflistung ? Wonach wurde diese Liste erstellt ? Gibt es ein Regulativ oder Angaben des Flugzeugherstellers ? Wer verfügt über das Regulativ ? Wer checkt dies auf aktuellen Stand ? Ist diese Liste intern publiziert ? Findet sich ein diesbezüglicher Punkt im Operations Manual ? Kennt die Flight/Cabin Crew diese Liste (Regelung) ? Wird dies auch geschult ? Gibt es eine Dokumentation für die Cabin Crew ? Wie erfolgt die Information an die jeweiligen Personenkreise ? Wie werden die Passagiere davon in Kenntnis gesetzt ? ....und,und,und

Es lässt sich eine Menge an Fragen aus dieser Regelung ableiten.
Jetzt sollten die Fragen den betroffenen Abteilungen zugeordnet werden.
Das können hier sein: Rechtsabteilung, Publikation, Schulung, Crew Training, Flight Operation, Cabin Crew, Ground Operation, Passenger Handling etc.

Sicherlich kann hier eine elektronische Datenbank (die es zu erstellen gilt) hilfreich sein. Dennoch ist es essentiell, dass sich das Auditorenteam im Detail damit auseinandersetzt.

Ergebnis sollte auf jeden Fall sein, dass die Checkliste auf den Auditee zugeschnitten ist und dieser im Stande ist, auch darauf zu antworten.

Erst, wenn alle Punkte einer entsprechenden Beantwortung zugeführt werden konnten, kann man diesen Para als COMPLIANT bezeichnen.

Hinweis:
Es ist darauf Bedacht zu nehmen, dass seitens Quality eine COMPLIANCE LIST zur Vorschrift zu führen ist.

Zuteilung der Auditoren

Es ist von Vorteil schon während der Ausbildung der Auditoren, basierend auf deren Wissen und Erfahrung in den jeweiligen Bereichen, und Interessen, eine Zuteilung der Auditoren vorzunehmen. Am Effektivsten ist die Zuteilung zu den Prozessen. Somit hat der Auditor die Möglichkeit einen Prozess in seiner Gesamtheit kennenzulernen und sich einzuarbeiten. Die nötigen Rechtsunterlagen sollten zur Verfügung gestellt werden. So kann sich der Auditor einarbeiten und mit der Erstellung von Checklisten beginnen.

Zu analysieren gilt:
- der jeweilige Prozess (Input, Output, Schnittstellen)
- involvierte Abteilungen und Personen (Organisation)
- generelle spezifische Rechtsgrundlagen
- Handbücher und interne Publikationen
- Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Aufgabenblätter
- statistische Auswertungen falls vorhanden.

Es empfiehlt sich für den jeweiligen Bereich zumindest zwei Personen im Team zu haben. Die Durchführung eines Audits bedarf auch eine gleichzeitige Protokollierung. Somit kann sich eine Person voll auf das Interview konzentrieren, während die andere die nötigen Aufzeichnungen durchführt. Dies kann wechselweise passieren, da die Konzentration während des Interviews/Audits bereits nach zwei Stunden deutlich nachlässt.