Internes Audit - Vorgangsweise

Vor der Auswahl einer Auditorenstaff gilt es sich vor Augen zu führen, was bei einem internen Audit vor sich geht, dies ermöglicht ein Anforderungsprofil festzulegen:

Der folgende Abschnitt gibt einen Überblick über die Vorgangsweise bei einem internen Audit:

Bei einem Einführungsgespräch sind der Leiter des zu auditierenden Bereichs und die Mitarbeiter, die das Auditteam begleiten sollen, anwesend. Der Audit(team)leiter erläutert den Zweck und die Zielsetzung des Audits und die geplante Vorgangsweise.
Dabei werden die Checklisten (Fragelisten) und die Formblätter vorgelegt, wenn sie nicht schon vorher besprochen wurden. Es wird aufgelistet welche Anweisungen für das Audit herangezogen werden. (z.B.: EU OPS 1, Operations Manual, IOSA....)

Ein Zeitplan wird festgelegt. Eventuell benötigte Mitarbeiter der zu prüfenden Bereiche werden informiert. Falls der Leiter des Bereichs nicht ständig zugegen sein kann, sind für das Abschlußgespräch Termin, Ort und Teilnehmerkreis zu vereinbaren.

Soweit erforderlich, sollte das Auditorenteam vor der Befragung die entsprechenden Unterlagen prüfen und mit dem zugrundeliegenden Regelwerk vergleichen. Damit können bereits Abweichungen und Unterlassungen festgestellt werden. Eine erste Beurteilung ist möglich. Die Vorprüfung gibt auch ausreichend Stoff für Befragungen und für Nachprüfungen vor Ort.

Durch Befragung vor Ort werden in den betreffenden Bereichen Nachweise gesammelt und durch Prüfung von Unterlagen und Tätigkeiten Feststellungen getroffen. Die Fragen werden in der Regel anhand der Auditcheckliste gestellt. Langsames Vorgehen, allgemein verständliche Formulierungen, Erläuterungen und Zwischenfragen helfen, Unsicherheit der Befragten oder Verständigungsschwierigkeiten auszuräumen. Um Mißverständnisse zu vermeiden, ist es angebracht, die Antwort des Befragten mit eigenen Worten zu wiederholen.
Dies gilt besonders dann, wenn aus der Antwort eine Abweichung vom Sollstand hervorgeht. Konfrontationen erschweren den Ablauf des Audits und können den Erfolg beeinträchtigen. Deshalb ist eine aggressive Fragestellung ebenso zu vermeiden wie Vorwürfe bei Abweichungen und Diskussionen über die Zweckmäßigkeit einer Regelung. Meinungsäußerungen der Betroffenen sind dennoch von Belang.

Jeder während des Audits festgestellte oder durch Nachweis belegte Sachverhalt ist eine Auditfestellung und wird im Auditprotokoll nachgewiesen. Ein Nachweis ist eine qualitative oder quantitative Information, Aufzeichung oder Feststellung, die bewiesen werden kann. Wird durch Beobachtung, Messung oder Untersuchung die Nichterfüllung festgelegter Standards festgestellt, spricht man von einer Abweichung oder einer Nichtkonformität.


Alle Auditfeststellungen, besonders die Abweichungen, werden protokolliert. Sie können z.B. in Fragelisten oder in Abweichungsberichten festgehalten werden. Dabei kommte es darauf an, sowohl die bestätigenden Doumente und Argumente festzuhalten, als auch alle Abweichungen, Unterlassungen und Fehler zu notieren. Die Abweichungsberichte werden vom Leiter des geprüften Bereichs gegengezeichnet. Abweichungen sind zu bewerten.
Es gibt Abweichungen, die noch akzeptiert werden können, und nicht mehr akzeptable Abweichungen, die erwarten lassen, daß die vorgegebenen Standards nicht erfüllt werden.

Am Abschlußgespräch sollten dieselben Mitarbeiter teilnehmen, die am Einführungsgespräch teilgenommen haben. Der Auditleiter gibt eine Zusammenfassung der Ergebnisse und vereinbart mit dem Leiter des geprüften Bereichs Termine für Verbesserungmaßnahmen. Dies ist mit dem Quality Manager zu koordinieren.

Der Auditbericht sollte sowohl Art als auch Inhalt des Audits getreu wiedergeben. Der Auditbericht muß mit dem Datum und der Unterschrift des Auditleiters versehen sein.

Es wird empfohlen, sich auf eine zusammenfassend Darstellung zu beschränken und die verschiedenen Auditunterlagen dem Bericht beizufügen. Ihnen können die entsprechenden Einzelheiten entnommen werden. Der Bericht soll mit dem Leiter des geprüften Bereichs abgestimmt werden. Falls Meinungsverschiedenheiten bestehen, sind beide Meinungen in den Bericht aufzunehmen. Der Bericht und die Auditunterlagen sind ausreichend zu kennzeichnen.

Auditberichte sind vertraulich und werden an die Verantwortlichen des geprüften Bereichs verteilt. Ein über diesen Personenkreis hinausgehender Verteiler ist besonders festzulegen.
Die Aufbewahrung des Auditberichts richtet sich nach der Regelung für die Archivierung von Unterlagen (5 Jahre laut EU OPS).

Die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen ist Aufgabe des Verantwortlichen des betroffenen Bereichs. Die Verbesserungsmaßnahmen und ihre Ergebnisse werden durch den Quality Manager geprüft und bewertet.